Documento Confidencial

Plan de
Implementacion
Rubberfit

Transformacion Digital Completa — 2026

Version
2.0
Fecha
27 de Marzo 2026
Preparado por
Yoany Andres Agudelo

My Store Digital LLC → Rubberfit

Para: Equipo Rubberfit (Oscar, Paola y equipo)

VISION

Objetivo del Proyecto

Mision

Migrar todas las operaciones comerciales, logisticas y administrativas de Rubberfit a un ecosistema digital integrado y automatizado, reemplazando al proveedor actual y centralizando todo en un solo sistema.


45 dias → Operacion 100% digital funcionando
3 meses → Resultados medibles y documentados

TIMELINE

Hoja de Ruta General

Fase 1
Semana 1-2
31 Mar – 11 Abr
Transicion y Setup Base
Fase 2
Semana 3-4
14 Abr – 25 Abr
Integracion Completa
Fase 3
Mes 2
Mayo 2026
Campanas + Contenido
Fase 4
Mes 3+
Junio 2026+
Evaluacion + ERP + Escala
1

Transicion y Setup Base

31 de Marzo — 11 de Abril 2026

1.1 Corte con Proveedor Actual

AccionResponsableFecha
Notificar corte a Modelo EstrellaOscar / Paola1 Abril
Ultimo reporte del proveedorModelo Estrella5 Abril
Cierre formal de relacionOscar5 Abril

1.2 Seguridad de Cuentas

AccionResponsableFecha
Cambiar contrasenas FacebookPaola31 Marzo
Activar 2FA en todas las cuentasPaola + Yoany31 Marzo
Configurar permisos de administrador para My StoreYoany1 Abril
Verificar cuentas publicitarias a nombre de RubberfitYoany1 Abril

1.3 Setup Shopify

AccionResponsableFecha
Inventario inicial REAL en ShopifyPaola / Mateo1–4 Abril
Configurar Shopify POS (ventas presenciales)Yoany7 Abril
Configurar envio sin flete para recogida en tiendaYoany7 Abril
Definir catalogo final de productosPaola + Yoany4 Abril

Catalogo de Productos

✓
Bandas Pequenas (Kits)
Producto estrella
✓
Bandas Grandes
Aprobado
✗
Bandas de Poder
Descontinuar
+
Telar
Nuevo producto
?
Agarraderas
En evaluacion

✅ Entregables Fase 1

  • Cuentas seguras y bajo control de Rubberfit
  • Shopify con inventario real
  • POS configurado para tienda fisica
  • Proveedor anterior cortado
2

Integracion Completa

14 — 25 de Abril 2026

2.1 Chatbot WhatsApp + Shopify

AccionResponsableFecha
Conectar chatbot directamente con ShopifyYoany14 Abril
Ajustar errores de chatbot (precios, contexto)Yoany14–18 Abril
Toda venta WhatsApp → factura por ShopifyYoany18 Abril
Descuento automatico de inventario al venderYoany18 Abril

Flujo de Venta Automatizado

💬 Cliente escribe por WhatsApp
↓
🤖 Chatbot atiende, asesora, cierra venta
↓
📋 Factura automatica en Shopify
↓
📦 Inventario se descuenta automaticamente
↓
🚚 Guia de envio se genera
↓
📍 Cliente recibe tracking

2.2 Dashboard de Inventario

AccionResponsableFecha
Crear Google Sheets con formato de inventarioYoany14 Abril
Conectar con dashboard visualYoany16 Abril
Configurar notificacion diaria (7am)Yoany18 Abril
Alertas de productos agotadosYoany18 Abril
💡
Super simple para el equipo: Solo deben llenar UN Excel con numeros de inventario. El dashboard se actualiza solo.

Lo que veran cada manana

📦
Unidades por producto
💰
Valor total en inventario
🚨
Productos agotados
🚚
Pedidos por despachar

2.3 Logistica Automatizada

AccionResponsableFecha
Preguntar a EFI sobre API de integracionPaola7 Abril
Recibir documentacion tecnica de EFIEFI11 Abril
Conectar Shopify → EFI → InterrapidisimoYoany21–25 Abril
Guias automaticas al clienteYoany25 Abril

Flujo Logistico Automatizado

✅ Venta confirmada en Shopify
↓
📄 Sistema genera guia Interrapidisimo (via EFI)
↓
📩 Cliente recibe guia por WhatsApp/email
↓
🚚 EFI/Interrapidisimo recoge a las 4pm

✅ Entregables Fase 2

  • Chatbot conectado con Shopify (sin errores)
  • Dashboard de inventario funcionando
  • Notificaciones diarias activas
  • Logistica automatizada (guias automaticas)
  • Todo centralizado en una sola plataforma
3

Campanas y Contenido

Mayo 2026

3.1 Publicidad Digital

AccionResponsableFecha
Analisis de campanas anteriores (que funciono)Yoany1–5 Mayo
Crear nuevas campanas Meta AdsYoany5–9 Mayo
Optimizar audiencias y segmentacionYoanyContinuo
Monitoreo diario de metricasYoanyContinuo
💳
Inversion publicitaria: Tarjeta de Oscar (Bancolombia) directa a Meta. Rubberfit controla el presupuesto, My Store Digital gestiona las campanas. Reportes de rendimiento semanales.

3.2 Contenido con IA

AccionResponsableFecha
Crear modelo virtual hiperrealista RubberfitYoany5–12 Mayo
Generar videos de ejercicios con bandasYoany12–19 Mayo
Publicar contenido en redesYoany19 Mayo+
Calendario de publicaciones semanalYoanyContinuo

Contenido IA incluye

  • Modelo virtual haciendo ejercicios con bandas Rubberfit
  • Ropa deportiva con marca visible
  • Videos hiperrealistas (Kling + ElevenLabs)
  • Variaciones de escenas y contextos
  • Publicaciones programadas

3.3 Optimizacion de Chatbot

AccionResponsableFecha
Analizar conversaciones del primer mesYoany5 Mayo
Ajustar respuestas segun data realYoany5–9 Mayo
Mejorar cierre de ventas automaticoYoanyContinuo
Reducir "alucinaciones" a ceroYoanyContinuo

✅ Entregables Fase 3

  • Campanas publicitarias nuevas corriendo
  • Contenido IA producido y publicado
  • Chatbot optimizado con data real
  • Calendario de publicaciones activo
4

Evaluacion y Escala

Junio 2026 en adelante

4.1 Evaluacion de Resultados

↑
Ventas mensuales
Superar promedio historico
↓
Costo por adquisicion
Reducir vs inversion anterior
>15%
Tasa conversion chatbot
Consultas → ventas
<24h
Tiempo de despacho
Automatizado
<2%
Errores de chatbot
De conversaciones

4.2 ERP Odoo (Siguiente Fase)

AccionResponsableFecha
Examinar Excel/libro actual de OscarYoany + OscarJunio
Definir modulos necesariosYoanyJunio
Implementar Odoo (compras, inventario, manufactura)YoanyJunio–Julio
Conectar con World OfficeYoanyJulio

Modulos Odoo para Rubberfit

🛒
Compras
Ordenes automaticas a proveedores
📦
Inventarios
Real-time
⚙
Manufactura
Produccion → inventario
💰
Ventas
Integrado con Shopify
📄
Facturacion Electronica
Colombia DIAN
💻
POS
Punto de venta

4.3 IA Local + Respaldo

AccionResponsableFecha
Instalar NAS local con UPSYoanyJulio
Configurar respaldo automatico diarioYoanyJulio
Implementar asistente IA localYoanyAgosto

✅ Entregables Fase 4

  • Resultados medibles y documentados
  • ERP Odoo implementado
  • Sistema de respaldo local
  • Automatizacion completa
INVERSION

Estructura de Costos

Costos mensuales recurrentes y costos futuros planificados

Costos Mensuales

Chatbot WhatsApp (24/7)
$197 USD/mes
Empleado virtual permanente
Gestion Integral
$2-3M COP/mes
Plataformas, contenido, administracion
Comision sobre Ventas
3%
Basado en resultados
Publicidad Meta
Variable
Controlado por Rubberfit

Costos Futuros

ConceptoValorCuando
Odoo ERP~$10-17 USD/usuario/mesMes 3+
NAS + UPSInversion unicaMes 4+
ServidoresSegun necesidadFuturo
💡
Notas importantes:
• Campanas publicitarias: Sin cobro primeros 3 meses (primero resultados)
• Comision: Sube a 5% con resultados comprobables
• Cuentas publicitarias: Siempre a nombre de Rubberfit
EQUIPO

Responsabilidades

My Store Digital
Yoany Andres Agudelo
  • Implementacion tecnica de todas las plataformas
  • Gestion de campanas publicitarias
  • Creacion de contenido IA
  • Mantenimiento y optimizacion del chatbot
  • Dashboard y reportes
  • Soporte tecnico continuo
Rubberfit
Paola + Equipo
  • Inventario inicial y actualizaciones diarias
  • Despacho de pedidos
  • Atencion presencial (via Shopify POS)
  • Reportes de produccion
  • Comunicacion de novedades al equipo tecnico
Supervision
Oscar
  • Supervision general
  • Navegacion y uso del sistema digital
  • Dedicar tiempo a negociacion y clientes (no operativo)
COMUNICACION

Canales y Frecuencia

💬
WhatsApp (grupo)
Comunicacion diaria operativa
📈
Dashboard
Monitoreo de inventario y ventas
👥
Reuniones
Semanales (primeras 4 sem), luego quincenales
📋
Reportes
Semanales en implementacion, mensuales despues
RIESGOS

Riesgos y Mitigacion

RiesgoImpactoPlan de Mitigacion
Caida temporal de ventas en transicion Medio Timing con Semana Santa (standby natural del mercado)
Chatbot con errores iniciales Bajo Monitoreo continuo + ajustes rapidos
Inventario desactualizado Medio Inventario inicial riguroso + rutina diaria
EFI sin API disponible Bajo Proceso manual temporal mientras se resuelve
Equipo no se adapta al sistema Medio Capacitacion + sistema ultra simple
FUTURO

Expansion Internacional

Oportunidad Activa

Cliente de Costa Rica pidio 100 kits + 10 bandas grandes. Quiere abrir red de distribucion en Centroamerica y Caribe.

Marca registrada en

🇨🇦 Canada 🇵🇪 Peru 🇨🇷 Costa Rica

Acciones pendientes

  • Registrar marca Rubberfit en Estados Unidos
  • Obtener codigo GS1 para exportacion
  • Configurar Shopify con sucursales internacionales
  • Integrar distribuidor Costa Rica al sistema
SEGURIDAD

Proteccion de Datos

🔒
Servidor local para datos sensibles (formulas de caucho)
🌐
VPN para acceso remoto
📝
Contratos de confidencialidad con My Store Digital
💾
NAS + UPS para respaldo
🔐
Codigos internos para materias primas (no nombres reales)

Compromiso

Este plan representa el compromiso de My Store Digital LLC con Rubberfit para lograr una transformacion digital completa, medible y sostenible.

Objetivo final: Que Rubberfit opere con minima intervencion manual, maxima automatizacion, y que el equipo se dedique a lo que genera valor — no a tareas operativas.

Yoany Andres Agudelo
My Store Digital LLC
27 de Marzo 2026
My Store Digital LLC — Damos vida digital
Confidencial